Um contador deve ser capaz de contribuir com o empresário para que ele possa monitorar com precisão o crescimento de seus próprios ativos, gerenciar mais facilmente o fluxo de seu estoque, cumprir rigorosamente suas obrigações trabalhistas e ter uma compreensão clara de seus recursos financeiros alvo,
Conheça a origem das receitas por meio de relatórios confiáveis e oportunos. Dentre todas as vantagens que a boa gestão contábil pode proporcionar, vale destacar: a escolha do regime tributário adequado à sua empresa. A tributação insuficiente fará com que você consuma todos os lucros pagando impostos, o que é obviamente indesejável. Para isso, é importante ser cliente de uma empresa de contabilidade que possa realizar análises fiscais sobre suas atividades.
Assim, para que você promova uma boa gestão de seu negócio, um passo importante é a escolha de um escritório de contabilidade que contribua decisivamente com sua administração e que seja provedor de valiosas informações para ajudar nas suas tomadas de decisão. Com o fim de dar um norte à sua procura, reunimos o que para nós é fundamental que seja analisado por você quando da busca por um escritório de contabilidade:
1. COMPETÊNCIA TÉCNICA
A primeira técnica não pode ser a outra. O aconselhamento deve ser prestado por profissionais experientes, muitas vezes ocupados com as suas próprias atualizações técnicas, especialmente nas áreas de tributação e legislação laboral complexas.
Oferecer consultoria de alta qualidade nessas áreas é, sem dúvida, essencial, especialmente porque a folha de pagamento de sua empresa deve ser estritamente fiscalizada e seus impostos devem ser recolhidos e pagos da forma legal mais precisa e econômica.
No entanto, é importante que seu escritório possa conduzir conversas e fornecer orientação em duas outras áreas básicas: tecnologia e finanças. A primeira é porque o fisco hoje utiliza sofisticados equipamentos de informática para identificar violações em sua gestão, cujo único objetivo é avaliar você. Então, você deve usar as mesmas armas e técnicas para não deixar risco financeiro para você dormir bem.
A segunda é a financeira, já que por mais que os relatórios fornecidos por seu escritório sejam bem estruturados, completos e confiáveis, você precisará de orientação para interpretá-los e saber que decisão tomar a partir da leitura deles.
Para garantir a capacidade técnica do escritório que está sendo avaliado, antes de assinar o contrato, o ideal é que você entre em contato com ele e discuta os assuntos que mais lhe interessam. Durante este bate-papo, avalie sua profundidade técnica. Pergunte também se ele lhe enviará informações regulares sobre atualizações legais e assuntos de interesse do seu segmento de mercado, a fim de avaliar se a periodicidade fornecida é adequada aos seus interesses.
Por outro lado, se você não estiver disposto a avaliar as capacidades técnicas de uma firma de contabilidade, considere garantir que a firma tenha seguro de responsabilidade civil.Se sua empresa for forçada a tomar tais medidas, você pode ficar mais à vontade. Pagamento de quaisquer obrigações fiscais devido a erros ou atrasos na entrega de quaisquer obrigações fiscais ou devido a fiscalizações de trabalho devido a erro total do escritório.
2. LOCALIZAÇÃO
A proximidade com o escritório de contabilidade possibilitará a realização de reuniões presenciais com maior frequência, contribuindo para a boa gestão do negócio. O importante é que você discuta com frequência os números mostrados nas demonstrações contábeis e financeiras. Não há nada melhor do que fazer isso ao lado de seu contador.
Por esse motivo, idealmente, é recomendável que seu escritório de contabilidade fique próximo a você e, se possível, coloque-o em local de fácil acesso, o que pode lhe poupar tempo e incentivá-lo a manter a frequência das reuniões. você pelo menos por mês.
Além disso, pelo menos deve-se considerar que o contador está localizado próximo à sua cidade. Essa característica pode significar que ele está muito atento à complexidade das instituições públicas e da legislação correlata em sua cidade, para que possa lhe fornecer mais agilidade serviços mais seguros. Sugira.
3. INFRAESTRUTURA
Com a aparência empreendedora que você com certeza possui, será muito significativo visitar o escritório de contabilidade avaliado antes de assinar o contrato. Em primeiro lugar, porque além de poder compreender a si mesmo (colaboradores) e o ambiente organizacional e de trabalho em que vivem, pode pelo menos comprovar se o número de colaboradores no escritório é compatível com a carga horária de que necessita. O clima organizacional proporcionado pelo escritório possibilitará a realização de trabalhos de qualidade e poderá apontar se uma relação de confiança pode ser estabelecida.
Você também pode avaliar se está organizado, o que pode representar a organização que o departamento de contabilidade irá alocar ao processar os documentos da empresa.
Uma característica relevante a ser observada por você é a infraestrutura tecnológica do escritório. Isso porque com o SPED (sistema público de escrituração digital) os fiscos das três esferas de governo estão exigindo declarações eletrônicas cada vez mais complexas das empresas, exigências que só aqueles escritórios muito vocacionados ao uso da informática e possuidores de robusta infraestrutura de tecnologia da informação conseguem atender.
Se seu escritório não conseguir atender a essas exigências ou se atendê-las de maneira incompleta ou errada, sua empresa se sujeitará a severas multas. Uma boa infraestrutura tecnológica também permitirá que sua empresa integre dados eletrônicos com o sistema do seu escritório contábil, facilitando sua vida e garantindo a consistência das informações contábeis, fiscais e de departamento de pessoal de sua empresa. Indague também como são feitos os backups do escritório – ou se são feitos – de forma que você possa atestar a segurança com que são armazenados os dados eletrônicos de sua empresa.
4. RELAÇÃO CUSTO/BENEFÍCIO
Para avaliar a representatividade das despesas contábeis no orçamento, você deve primeiro ter um bom entendimento da qualidade dos serviços que está procurando, o nível de demanda de que a empresa precisa e os benefícios que podem ser trazidos a você ao escolher um boa empresa de contabilidade.
Se você está procurando um escritório que possa aconselhá-lo rapidamente sobre todas as questões trabalhistas, analisar o melhor sistema tributário da empresa regularmente e fornecer orientações sobre questões contábeis e tributárias todos os dias, talvez você não encontre todos eles.
O escritório de menor custo. Por outro lado, se você só quer saber como pagar os impostos em dia, nada mais (recomendamos que você preste atenção a esta restrição), se às vezes cobram serviços mais baratos, o mercado também lhe fornecerá uma variedade de opções.
Um importante lembrete a esse respeito é que os escritórios que utilizam critérios múltiplos, objetivos e transparentes para definir seus custos devem ser estudados com mais cuidado. Desta forma, além de mostrar muito profissionalismo e ética, o escritório costuma reafirmar que o orçamento que lhe é apresentado não é baseado no “olhar do cliente”.
Escritórios que cobram honorários com base na análise de diversos fatores de sua empresa tendem a mensurar melhor o valor que seus serviços têm em contrapartida dos benefícios que podem te oferecer. Fatores como o número de contas correntes, a quantidade de notas fiscais de entradas e de saídas, a complexidade da atividade desenvolvida, o valor anual do seu faturamento, o número de funcionários e de sócios da sua empresa, dentre outros, devem ser os critérios levados em consideração na construção de um orçamento de serviços bem estruturado.
5. BOM ATENDIMENTO
Os tempos atuais exigem respostas cada vez mais rápidas e precisas. Por essa razão, seu escritório deve estar preparado para atendê-lo no momento em que você precisar. Ademais, a escolha de um contador para sua empresa é equivalente à escolha de um médico para sua família, já que você estabelecerá um laço de confiança que possivelmente durará a vida toda. Por essa razão, é fundamental que seu escritório tenha um bom atendimento, de maneira a não colocar nenhuma mancha numa relação tão vocacionada a ser duradoura.
A velocidade na resposta de e-mails, a disponibilidade, a cordialidade no atendimento telefônico, a tempestividade dos retornos e a sincera satisfação em te receber para orientá-lo, devem ser fatores avaliados por você com atenção. Se o escritório for bem avaliado por você nesses quesitos, certamente isso significará que seus funcionários são bem orientados, que recebem treinamento e orientação para te atender bem e que possivelmente seguem padrões de comportamento exigidos pelo escritório ao mesmo passo que obedecem a processos bem definidos.
Nesse caso, para que você consiga escolher bem seu escritório contábil, a recomendação é que antes de fechar contrato você acesse todos esses canais (telefone, e-mail e visita ao escritório) e se certifique que eles funcionam bem.
6. RELATÓRIOS
Se procura um escritório de contabilidade que possa contribuir para a boa gestão do seu negócio, é imprescindível que lhe forneça uma série de relatórios compreensíveis e úteis para o ajudar na tomada de decisões. Esta entrega deve seguir um cronograma aparentemente ideal, como pelo menos mensal
Existem alguns relatórios que devem ser enviados a você todos os meses, como folha de pagamento, balanço patrimonial e formulário de imposto. Demonstrativos de fluxo de caixa e balanços também são relatórios essenciais que podem ajudá-lo muito.
Essa é a base. Avalie alguns modelos para ver se eles são adequados para você. Caso contrário, pergunte se eles podem ser personalizados para fornecer outras informações que sejam importantes para você, para que possa testar a flexibilidade do escritório.
Se além deles o escritório for capaz de te oferecer também relatórios gerenciais, apropriados ao seu ramo de atividade, tenha bons olhos para isso. Esse é um diferencial importante e valoriza muito os serviços contábeis que lhes serão dispensados.
7. SEGMENTAÇÃO
Também é importante verificar se o seu escritório está apto a atuar nas áreas da empresa. Só para citar alguns, existem escritórios dedicados em um único segmento de mercado, como um posto de gasolina ou um supermercado. No outro extremo, alguns escritórios agregam seus inúmeros ramos de atividade à carteira de clientes, ou seja, são generalistas.
Quanto mais especializado for um escritório, maiores serão as chances de ele lhe fornecer soluções mais eficazes, pois poderá ter um conhecimento profundo dos detalhes do seu segmento de mercado, para poder prestar um serviço mais rápido e adequado. pela manhã em situações complexas do dia.
Por exemplo, se você possui uma clínica ou consultório médico, o ideal é ter uma contabilidade para médico especializada. Se você, por outro lado, possui uma empresa de construção civil, o ideal é buscar uma contabilidade para construção civil experiente. E assim por diante.
8. LOGÍSTICA SIMPLIFICADA
O melhor é que o escritório de contabilidade não vai ocupar o seu tempo, a burocracia relacionada às reuniões e a classificação dos documentos contábeis, fiscais e trabalhistas. Você deve tentar contratar um escritório que forneça soluções técnicas e recursos logísticos para facilitar seu gerenciamento, ao invés de outros meios.
Você precisa primeiro avaliar o número de vezes que o chefe do escritório veio à sua empresa para recuperar documentos e, ao mesmo tempo, certificar-se de que existe um processo muito claro e intuitivo para coletar esses documentos para tornar a vida mais fácil para você e seus funcionários. O habitual é que se possa obter uma bolsa no escritório para que possa recolher todos os documentos no prazo.
Importante, porém, que o escritório seja capaz de promover a integração de dados eletrônicos com o sistema de sua empresa, diminuindo assim o fluxo de documentos e aumentando o nível de consistência dos seus registros fiscais e contábeis. Hoje em dia existem recursos que permitem que os escritórios capturem as notas fiscais de entradas e de saídas de sua empresa diretamente das bases de dados do governo, minimizando muito o seu trabalho. Outro recurso muito útil encontrado em alguns sistemas contábeis de escritórios mais sofisticados é a opção de importar seus extratos bancários diretamente de arquivos eletrônicos disponibilizados facilmente para você pelos websites dos bancos. Avalie, antes de contratar o escritório, se ele está apto a oferecer essas facilidades.
9. HABILITAÇÃO
A atividade do contador é regulamentada e submetida à rigorosa legislação. Sua atuação é de grande responsabilidade e quando ele apõe sua assinatura nos documentos contábeis de sua empresa ele está com isso atestando a correção de todos os seus registros, respondendo civil e criminalmente por isso (o art. 1.177 do Código Civil aborda a responsabilidade civil do contabilista e o art. 342 do Código Penal trata especificamente dos crimes de falso testemunho ou de falsa perícia), juntamente com o administrador da empresa.
Essa é uma segurança muito grande para quem contrata os serviços de um escritório contábil, dado que a Lei é exigente com a classe contábil e requer o cumprimento de suas funções no mais alto nível de ética, correção e probidade.
Para seu contador e seu escritório contábil estarem habilitados para te prestar serviços contábeis, eles precisam estar registrado no CRC (Conselho Regional de Contabilidade) de seu estado e ter seus registros regulares. A recomendação nesse caso é que o empresário tome informação do número de inscrição do contador e do escritório contábil e faça uma consulta junto ao CRC de sua jurisdição.
10. INDICAÇÕES
Por fim, não se esqueça de recomendar outros empreendedores, sejam eles bem conhecidos ou não (talvez até melhores). Se você conhece uma empresa de contabilidade desde que nomeou um empresário, já pode usá-la. Porém, neste caso, todas as outras recomendações acima mencionadas devem ser seguidas, e outros produtos de serviço no mercado devem ser estudados, pelo menos a título de comparação.
Por outro lado, se sua pesquisa o levou a conhecer uma empresa de contabilidade específica, então a dica é que você pergunte sobre as informações de contato de outros clientes dessa empresa, de preferência outros clientes que estão no mesmo negócio que você, e então contate-os para referência.
